Système de salle native ou solution BYOD : Quelle solution de visioconférence choisir ?

Visio Native vs BYOD

Système de salle native ou solution BYOD : Quelle solution de visioconférence choisir ?

Avec le développement du travail hybride, l’usage des systèmes de salle de visioconférence est devenu la norme. On distingue 2 modèles : le système de salle autonome et la solution de salle en BYOD. Quels sont leurs avantages et inconvénients respectifs ? Quelle solution de visioconférence est la mieux adaptée à votre organisation ?

Les systèmes de salle de visioconférence autonomes

Construit autour d’une plateforme spécifique et d’un matériel dédié, cet environnement de visioconférence est dit « natif », à l’instar de Cisco.

 

Microsoft Teams et Zoom ont créé des solutions de salle de réunion en SaaS (Teams Rooms ou Zoom Rooms) qui intègrent les équipements certifiés de leurs partenaires fournisseurs tels que Logitech et Lenovo.

Système de Visioconférence Autonome

Les avantages des salles natives

Convivialité et simplicité d’utilisation

Point central d’interaction, la tablette tactile permet de démarrer ou de rejoindre facilement une réunion, passer un appel et interagir avec les périphériques de salle : microphone, caméra, écran, haut-parleurs et tableau interactif.

Sécurité informatique

 

Les principales plateformes disposent d’un niveau élevé de sécurité où les administrateurs peuvent gérer l’accès et configurer les paramètres des équipements. En outre, disposer d’un environnement de visioconférence dédié encourage les employés à utiliser les applications de collaboration choisies et approuvées.

Qualité audio et vidéo

 

Le matériel de visioconférence dédié est l’apanage des fabricants ayant une longue histoire dans l’industrie audiovisuelle de haute qualité. Leurs fonctionnalités et spécifications ont été spécialement conçues pour une application dans les environnements d’entreprise.

Les inconvénients

Flexibilité limitée

 

Les solutions de salle native sont parfaitement adaptées à la communication interne entre collaborateurs qui utilisent la même plateforme. Mais lorsque les collaborateurs souhaitent échanger avec des partenaires externes qui utilisent une autre solution, ils peuvent vite se retrouver enfermés et bloqués dans leur écosystème. Certaines entreprises interdisent l’utilisation d’autres outils de visioconférence sur les appareils leur appartenant.

 

La plupart des solutions natives ne prennent pas en charge les solutions de partage d’écran sans fil, ce qui complique l’utilisation des ordinateurs portables personnels : les utilisateurs doivent connecter leur appareil à l’écran avec un câble HDMI.

 

Avant d’acheter équipement audiovisuel pour votre salle de réunion, il faut se poser les bonnes questions : combien de collaborateurs assistent aux réunions sans apporter leur appareil personnel, combien de personnes ont des réunions où le contenu est partagé ?

Visio connectée en HDMI

Le coût

 

Les solutions de visioconférence dédiées se situent dans une gamme de prix supérieure. Certaines solutions nécessitent une licence mensuelle par appareil pour la gestion et la surveillance des appareils (licence pour une salle Microsoft Teams par exemple). Pour les installations plus importantes, les coûts peuvent rapidement s’accumuler.

Les solutions de salle BYOD

Solution de Visioconférence BYOD

Les salles de visioconférence BYOD (Bring Your Own Device) est une autre tendance du marché.

 

Les utilisateurs apportent leur propre appareil dans la salle de réunion, se connectent parfois avec leur application de visioconférence préférée et démarrent avec la salle de réunion.

Les avantages des salles BYOD

La flexibilité

 

Le matériel utilisé en salle BYOD est interopérable avec les applications que les collaborateurs souhaitent utiliser lors de leurs réunions.

 

La solution BYOD offre une grande flexibilité au service informatique pour créer un système qui correspond aux exigences de l’entreprise et aux besoins des utilisateurs. Ainsi différents appareils de différents fournisseurs peuvent fonctionner ensemble de manière transparente.

Système Plug & Play

 

Une salle BYOD offre plusieurs options de connexion filaires et sans fil pour augmenter la compatibilité avec différentes marques d’appareils. Ainsi la solution Clickshare de Barco permet de se connecter sans fil en toute simplicité à votre salle de réunion.

 

Les collaborateurs ont la liberté d’organiser des réunions en vidéoconférence à l’aide de leur propre ordinateur portable, reliant la technologie de la salle à la réunion et aux participants distants.

Clickshare de Barco

Un coût mieux maîtrisé

 

Les salles de visioconférence BYOD sont moins coûteuses car il n’est plus nécessaire d’investir dans des équipements supplémentaires et des plateformes spécifiques.

 

Le service informatique est libre faire évoluer le système de visioconférence et le budget à mesure que les besoins évoluent au fil du temps.

Les inconvénients

Une salle BYOD n’est pas une salle « intelligente » autonome

Système de Réservation de Salle

Une salle de réunion ne permet pas de réserver automatiquement la salle dès lors qu’une invitation est envoyée aux collaborateurs.

 

Lorsque vous organiserez une visioconférence dans une salle BYOD, vous devrez donc procéder en deux étapes : organiser la réunion en envoyant l’invitation à vos collaborateurs, puis réserver la salle avec votre système interne de réservation de salles.

Complexité possible pour l’utilisateur

 

La flexibilité offerte par la solution BOYD peut rendre tentant d’ajouter plus de fonctionnalités et d’appareils. Avoir trop d’appareils et d’options pour se connecter ou partager du contenu peut rendre la salle de réunion plus complexe et déroutante pour l’utilisateur.

En résumé


Un système de salle dédié sera plus adapté à la communication interne
Une solution matérielle dédiée offre plus de sécurité ainsi qu’une expérience standardisée. Elle est davantage adaptée aux grandes entreprises multisites.

Une solution BYOD sera mieux adaptée à la communication externe
Les salles BYOD offre une prise en charge flexible pour accepter des réunions en visioconférences avec la majorité des plateformes existantes, notamment Zoom et Microsoft Teams. Elles sont l’outil de collaboration à distance idéal pour les PME qui organisent de nombreuses réunions externes à la volée, ce qui améliore leur productivité.